I legala, så kan du importere alle ansatte rett fra excel. Dette kan være nyttig dersom det er veldig mange ansatte, så du ikke må legge inn alle manuelt. Denne guiden er ganske lik guiden for import av lønnskrav (Denne ligger her)
1) Gå til fanen "ansatte og lønn"
2) Trykk på den oransje knappen til høyre hvor det står "importer ansatte fra fil". Den ser sånn ut.
3) Når du har kommet deg hit, vil du få opp en boks som ser ut som denne:
4) Her trykker du "last ned mal". Det vil se ut som det her:
5) Her må du fylle ut:
- Navn
***Du skal ikke ikke fylle ut Ansatt ID, dette gjør systemet selv***
Du kan også fylle ut:
- Epost
- Fødselsnummer (SSN) (Her må fullt personnummer være med). Dette trengs dersom man også skal importere lønnskrav.
- Bankkonto - her må du fylle ut i dette formatet: "xxxxxxxxxxx" og ikke som xxxx.xx.xxxxx
- gateadresse
- postnummer
- Poststed
- Type interessent - dette vil alltid stå som ansatt dersom man ikke legger inn noe selv.
- Språk og interessent har en dropdown - du må da velge et av alternativene som kommer opp her. Dersom man ikke velger språk, blir den satt som norsk automatisk (nb).
**I tillegg har vi sjekker i importen som gjør at man skal kunne se dersom man har gjort en feil.**
- Dersom man har lagt inn en feil i enten bankkonto, epost eller personnummer, så har vi sjekker som vil vise om det er lagt inn riktig eller ikke. Ekesmpler ligger under:
1) Feil på bankkonto. Det grønne nummeret viser et gyldig nummer, det røde viser et ugyldig. Obs! Her må du legge inn kontonummeret som "xxxxxxxxxxx", den vil da automatisk bli gjort om til "xxxx.xx.xxxxx".
2) Feil på epost. Riktig adresse vil være markert i blått, feil vil stå helt svart.
3) Feil på personnummer. Det grønne nummeret viser et gyldig nummer, det røde viser et ugyldig. ** Dette er et helt vilkårlig personnummer hentet fra http://www.fnrinfo.no/Verktoy/FinnLovlige_Tilfeldig.aspx
*Dersom det allerede er lagt inn en ansatt i boet, så vil informasjonen bli oppdatert dersom det samme navnet ligger i importlisten, med oppdatert informasjon.*
6) Når all informasjon er lagt inn, så må du laste opp filen i Legala igjen. Dette gjør du vet at du igjen trykker på den oransje knappen som er nevnt ovenfor, som heter "importert ansatte". Her trykker du på "Browse", og legger inn filen som du har lagd i excel. Når du deretter trykker "last opp", så vil alle ansatte bli lagret i Legala.
*Dette forutsetter at du har lagret det nye dokumentet på din maskin*
OBS! Dersom du skal redigere de ansatte, så må hente ut ansattlisten fra "eksporter ansatte", slik at de får riktig ID. Ellers vil det komme dobbelt opp / ikke fungere.