Hva lages hvor?
Registrering av krav er delt inn i tre seksjoner avhengig av hva som skal registreres.
- Boets kostnader
- Ansatte og lønn
- Kreditorer og fordringer
Massekrav registreres under Boets kostnader mens lønnskrav legges inn under ansatte og lønn.
Kreditorer og fordringer
Ved å trykke på kreditorer og fordringer kommer man til en liste over interessenter av typen
- Kreditor
- Inkassator
- Stat
- Skattemyndighet
- Kemner
Man kan legge til nye interessenter via knappen 'Legg til interessent' oppe i høyre hjørne.
I dette skjemaet er det bare to ting som er påkrevet for å lage en ny interessent: Navn og type interessent.
Om dette fylles inn og skjemaet lagres, vil interessenten dukke opp i listen.
Om man deretter går til fanen ved siden av, kalt Fordringsliste, har man mulighet til å legge til krav.
I dette skjemaet er det et minimum at det fylles ut navn på kreditor, fordringsklasse, fakturanummer og verdi. Om man deretter lagrer vil kravet bli synlig i fordringslisten og tildelt et fordringsnummer.
Nedtrekksmenyen for kreditorer inneholder alle interessenter som er lagt til i boet, ikke bare de man har lagt til i kreditor fanen (eks. ansatte). For enkelhets skyld har vi laget en knapp her hvor man kan legge til en ny kreditor rett fra dette skjemaet også, dersom den ikke allerede finnes i listen over kreditorer.
Inkassator
Dersom kravet inndrives av en inkassator kan dette markeres i samme skjema. Feltet inkassator gir deg mulighet til å sette en av inkassatorene om er lagt til som interessent i boet. Dersom man også har inkassators saksnummer kan det også skrives inn her. (Om du skriver inn inkassators referansenummer her, kan man unnlate å skrive inn fakturanummeret.)
Ofte brukte interessenter
Vi har laget et verktøy for at man enkelt skal kunne kopiere inn interessenter som man vet man alltid bruker. Denne listen kan kontoret bygge og administrere selv.
Hvordan kopiere ofte brukte interessenter til boet:
Dersom du har trykket på kreditorer og Fordringer i venstre menyen, og står i kreditorlisten har du en knapp oppe i høyre hjørne som heter "Hent ofte brukte". Ved å trykke på denne hentes det en liste av kreditorer som er felles for hele kontoret. Listen består kun av de samme interessent-typene som man ellers ville lagt til herfra (kreditor, Inkassator, Stat, Skattemyndighet, Kemner)
I listen kan man markere de man ønsker å hente ned til det boet man er i, og trykke Kopier til bo. Det opprettes da kopier av interessentene fra Ofte brukte- listen i det aktuelle boet.
Her er det et poeng å nevne at dersom man gjør endringer på denne kopien som lages i boet, vil ikke disse endringene påvirke oppføringen av interessenten i Ofte brukte- listen.
Hvordan legge til en interessent i 'Ofte brukte' - listen?
Det er to måter å legge til en interessent i ofte brukte listen.
1) Dersom en har admin rettigheter kan man gå inn i Administrer kontor menyen. Om flere på kontoret trenger dette, så gi oss gjerne beskjed.
I denne menyen kan man gå i fanen lengst til høyre for å se listen over alle ofte brukte intressenter av alle typer. Her kan man legge til nye, endre eller slette interessenter fra Ofte brukte -listen.
2) Den andre måten er tilbake under fanen kreditorer og fordringer. I skjema for å legge til ny interessent, eller i skjema for å redigere en allerede eksisterende interessent neders til venstre er det mulig å huke av for å legge til interessenten en har laget i listen over ofte brukte. Interessenten blir lagt til dersom skjemaet lagres når denne er huket av.
Fordringslisten
Etterhvert som man legger inn krav vil de legge seg i fordrginslisten. Denne er gruppert etter fordringsklasse, så alle fordringer i samme klasse vil ligge sammen.
Etter at et krav er opprettet har man flere muligheter fra denne listen. Pennen til venstre åpner redigeringsskjemaet hvor man kan endre all informasjon som er lagt inn på kravet. Endringer i beløp blir logget, med mulighet til å legge til et notat om årsaken til endring.
Man kan også slette kravet, men her er det noen begrensninger. Dersom sletteknappen er grå kan du muse over den for å få se årsaken til hvorfor kravet ikke kan slettes:
- Kun krav med det nyeste fordringsnummeret kan slettes, for å alltid ha en uavbrutt nummerliste.
- Krav som har et tilhørende pant kan ikke slettes. Da må pantet slettes først.
- Krav kan ikke slettes dersom det har et tilhørende bilag i regnskapet
- Krav som er en del av en lønnskjøring kan ikke slettes.
Dersom kravet har samme kreditor som et annet krav og beløpet er omtrent det samme, vil det i denne listen dukke opp et varsel om mulig duplikat. Man kan muse over ikonet for mer informasjon.
Mail om registrert fordring
Vi har også mulighet til å sende mail til hver enkelt kreditor om bekreftelse på mottatt fordring. Her trenger vi et eksempel på hvordan dere ønsker denne mailen skal se ut, så skal jeg få lagt inn dette. Mailen sendes da til mailadressen som er lagt inn på kreditor. Dersom det er også er lagt inn en inkassator på kravet, vil mailen sendes til mailadressen som er lagt inn på inkassator isteden.