Elektronisk signatur på et dokument kan innhentes ved noen få tastetrykk i Legala.
Prosessen starter inne på sak, og på fanen "Dokumenter". Dokumentet du skal innhente signatur på må være en .docx (Word) fil som er ligger i mappen inne på saken. Om du klikker på menyen til høyre på dokumentet vil du se alternativet "Send til signering".
Om du trykker på dette valget vil du få opp en meny:
I Nedtrekksmenyen med intressenter kan du velge hvem av personene med tilknytning til saken, som du ønsker at skal signere dokumentet. Det er mulig å huke av flere.
I menyen for signeringsmetode kan du velge om de valgte intressentene skal signere med håndskrift, eller gjennom innlogging med BankID. Signering med håndskrift vil normalt kun være aktuelt for personer som ikke har BankID.
Dersom du ønsker å sende forespørselen om signatur på epost, kan du huke av dette i den påfølgende sjekkboksen. Her har du også mulighet til å redigere epostmalen før den blir sendt.
For link til guiden for hvordan du setter en egendefinert epostmal for kontoret, klikk her (link kommer).
Om ikke annet er satt vil epostmalen se ut som dette:
Merk: Når mailen sendes vil flettefelt som !contact_name automatisk byttes ut med navnet på mottakeren av mailen. Linjen som som starter og slutter med "Link" vil bli linken til signeringsverktøyet. Her kan også skrive inn egendefinert tekst, dersom dette er ønskelig.
Dersom du selv ønsker en epost når dokumenter er signert, kan du også huke av i boksen for dette.
Dersom du IKKE sender linken på epost, vil den/de som skal signere fortsatt kunne logge seg inn i Legala sin klientportal, og fullføre prosessen der. Klientportalen krever innlogging ved hjelp av BankID. Denne muligheten er kun for personer som har BankID.
Adressen til klientpotalen er [kontoret sitt domenenavn].legala.no/clientportal
- For en guide til Datarommet i Legala kan du trykke her.
- For en guide til Klientportalen i Legala kan du trykke her
- For en guide til signeringsprosessen sett fra klientens perspektiv klikk her
Etter at dokumentet er sendt til signering
Etter at dokumentet er sendt kan du følge opp statusen til dokumentet fra fanen signaturdokumenter. Her ser har du muligheten til å se hvem som har signert og styre hvem dokumentet er delt med.